Om op een efficiënte manier op cashbackoperaties in te gaan, heb je als ‘gratistist’ een pen, papier, enveloppen, postzegels, tijd en wat boekhoudkundige discipline nodig. Denk er aan: “De inzendingen worden strikt gecontroleerd,” aldus Vanessa Kaye van Promocontrol. Dat blijkt inderdaad het geval.

• Koop alles waar 100 % gratis of ‘niet tevreden, geld terug’ op staat. Controleer wel de geldigheidstermijnen op de verpakking want data durven wel eens verlopen te zijn. Wij werden zo een paar keer stevig genaaid. Op de eerste plaats bij een Essensis-actie die afliep op 15 mei maar waar nog steeds promotie voor werd gevoerd in mijn Delhaize tot 28 juni. Ook een Head & Shoulders-duopack met een ‘Niet tevreden, geld terug’-claim die afliep op 31 oktober 2007 stond in januari nog steeds in mijn Carrefour. De geldigheidsdata zaten verstopt in het pack. En bovendien betaalde producent Procter & Gamble maar één fles uit het duopack terug. “Niet onze meest geslaagde actie,” geeft woordvoerder Kristien Laveren toe, maar “dat ze voorbij de geldigheidsdata nog in de winkel staan, is de verantwoordelijkheid van de supermarkt.”
• Bedrijven vragen steevast een kassaticket als aankoopbewijs waarop je de datum en je aankoop moet omcirkelen, kwestie van de controleurs het makkelijker te maken. Maak het jezelf – niet de caissière gemakkelijk – en betaal apart voor je cashbackproduct zodat je een apart kassaticket krijgt. Zo voorkom je ook dat je er per toeval twee op eenzelfde ticket komen te staan en kopieën van kassatickets worden nu eenmaal niet aanvaard.
• Let er op dat cashbackacties nationaal zijn. Als je dus dezelfde producten koopt in het buitenland, telt dat in principe niet.
• Bedrijven willen telkens ook enkele persoonlijk gegevens zoals je naam en adres, je telefoonnummer en mogelijk e-mailadres, je geslacht, je taalkeuze en je rekeningnummers. Om je je geld terug te kunnen storten maar ook om je ‘profiel’ door te kunnen  sturen naar de bedrijven achter de actie. Je maakt best een standaardbrief die je telkens opnieuw in een enveloppe stopt, voldoende frankeert en meestuurt.
• Voeg ook telkens de in de voorwaarden vermelde extra’s toe zoals ‘uitgeknipte barcodes, verpakkingen, dekseltjes van yoghurtpotjes, ...
• Hou goed bij wat je wanneer, naar wie en naar welk adres en welke postbus stuurt, kwestie van wat ‘bewijs’ achter de hand te hebben bij discussie.
• Noteer ook wat je betaalt hebt zodat je weet of je portkosten worden teruggestort.
• Controleer op je rekeninguittreksels of je je geld ook daadwerkelijk terugkrijgt. Volgens de voorwaarden duurt dat gemiddeld zo’n vier tot zes weken. Dat blijkt ook in de praktijk ook het geval.

Er bestaat een Belgische – enkele Franstalige – ‘afdeling’ van de ‘remboursonautes’ die alle lopende acties en instructies omtrent 100 % gratis op www.madstef.com zet.